Avant chaque désignation de syndic, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs projets de contrat, en application de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Ces projets, accompagnés d'une fiche d'information sur le prix et les prestations, sont annexés à la convocation de l'assemblée générale qui vote sur le syndic. L'obligation tombe s'il n'y a pas de conseil syndical, ou si l'assemblée s'y est opposée l'année précédente à la majorité absolue.
Ce que dit exactement la règle
Selon service-public.gouv.fr, le conseil syndical interroge plusieurs syndics pour obtenir de chacun un projet de contrat et une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées. Ces documents sont joints à la convocation, de sorte que chaque copropriétaire reçoit les offres avant de voter.
Deux cas dispensent de cette mise en concurrence :
- la copropriété n'a pas de conseil syndical ;
- les copropriétaires s'y sont opposés l'année précédente, à la majorité absolue.
La mise en concurrence est donc obligatoire dans le cas général, mais pas automatique : elle repose sur le conseil syndical. Sans lui, personne d'autre ne la déclenche. Pour son rôle plus large, voir le guide sur le conseil syndical.
Tous les projets doivent suivre le contrat type du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015, ce qui rend la comparaison possible ; voir le guide sur le contrat type et les honoraires.
Un calendrier réaliste
La loi ne fixe pas de date limite pour lancer la démarche, mais le calendrier se déduit de la convocation et du mandat. Le mandat dure trois ans au plus (article 28 du décret du 17 mars 1967), et la convocation doit parvenir aux copropriétaires dans les délais légaux (voir le guide sur les délais de convocation). À titre de conseil pratique, commencer environ six mois avant l'échéance laisse le temps de recevoir les offres, de les analyser et de rencontrer les candidats.
- Recensez la fin du mandat actuel. Elle figure dans le contrat voté.
- Fixez vos critères par écrit : taille du portefeuille, présence locale, gestion des urgences, outils numériques.
- Sollicitez au moins trois syndics, dont éventuellement le vôtre. Envoyez à chacun la même demande : nombre de lots, historique des charges, contrats en cours.
- Exigez le contrat type complet, avec ses annexes, plus la fiche d'information sur les prix.
- Comparez sur une grille commune.
- Rencontrez les finalistes, idéalement en réunion de conseil syndical.
- Transmettez les projets au syndic en place pour qu'il les annexe à la convocation.
Le syndic sortant gère la convocation. Si vous voulez que les offres concurrentes y figurent, faites-lui parvenir les projets par écrit, avec accusé de réception, et conservez la preuve de l'envoi.
Comparer à iso-périmètre
Le piège le plus fréquent consiste à comparer des forfaits qui ne couvrent pas la même chose. Une grille simple suffit :
| Critère | Syndic A | Syndic B | Syndic C |
|---|---|---|---|
| Forfait annuel TTC | |||
| Forfait par lot | |||
| Heures d'ouverture | |||
| Prestations particulières les plus probables | |||
| Espace en ligne et compte séparé | |||
| Interlocuteur dédié |
Un exemple fictif pour une copropriété de 24 lots à Lyon 7e : trois offres à 4 200, 4 900 et 5 400 euros TTC par an. Écart apparent de 1 200 euros. Mais si la première facture à part les visites supplémentaires et les assemblées hors horaires, deux de ces postes suffisent à combler l'écart. C'est la liste des prestations particulières du décret qui permet de chiffrer ces scénarios.
Pensez aussi à demander des références à d'autres conseils syndicaux, et à vérifier la carte professionnelle ainsi que la garantie financière du candidat.
Le vote en assemblée
La désignation du syndic se vote à la majorité absolue de l'article 25 (voir le guide sur les majorités). Si aucune candidature n'atteint cette majorité mais que l'une recueille au moins un tiers des voix, un second vote immédiat à la majorité simple peut être organisé (voir la passerelle de l'article 25-1).
En pratique, on soumet un projet de résolution par candidat, dans l'ordre de préférence du conseil syndical. Lors d'une assemblée suivie en direct sur Palier, les majorités sont calculées au fil des votes, ce qui évite l'erreur de décompte quand plusieurs candidats se succèdent (voir la démo).
Erreurs fréquentes
- Se contenter d'un seul devis, celui du syndic en place.
- Comparer des honoraires sans lire les annexes du contrat.
- Oublier que le contrat sera réexaminé trois ans plus tard : fixer dès maintenant la date du prochain comparatif.
- Ne pas conserver de trace écrite des offres reçues, ce qui fragilise la décision en cas de contestation.
Questions fréquentes
Le conseil syndical est-il obligé de mettre le syndic en concurrence ?
Oui, sauf s'il n'existe pas de conseil syndical ou si l'assemblée a écarté la démarche l'année précédente à la majorité absolue. La règle figure à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Combien de syndics faut-il consulter ?
La loi parle de « plusieurs » projets de contrat sans fixer de nombre. Trois offres donnent une base de comparaison solide.
Que se passe-t-il si les projets concurrents ne sont pas annexés à la convocation ?
Le défaut peut fragiliser la désignation et ouvrir la porte à une contestation de l'assemblée, dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal. Voir le guide sur la contestation d'un procès-verbal.
Le syndic actuel peut-il participer à la mise en concurrence ?
Rien n'interdit au syndic en place de déposer un nouveau projet de contrat. Il est même fréquent qu'il baisse ou ajuste son offre face à la concurrence.
Qui choisit finalement le syndic ?
L'assemblée générale, par un vote à la majorité de l'article 25. Le conseil syndical prépare la décision mais ne la prend pas.