Le syndic doit convoquer les copropriétaires au moins 21 jours calendaires avant l'assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long ou en cas d'urgence (article 9 du décret du 17 mars 1967). La convocation indique le lieu, la date et l'heure, l'ordre du jour, les modalités de consultation des pièces justificatives des charges et comprend le formulaire de vote par correspondance. Le non-respect du délai, même d'un seul jour, peut entraîner l'annulation de l'assemblée.
Qui convoque ?
- Le syndic, au moins une fois par an, pour voter le budget prévisionnel et le fonds de travaux. Il doit aussi convoquer sur demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix (sauf règlement prévoyant un seuil inférieur). Voir le guide sur l'AG extraordinaire.
- Le président du conseil syndical, en cas d'empêchement du syndic, ou après une mise en demeure restée sans réponse pendant huit jours après la première présentation.
- Un copropriétaire, dans des cas limités : pour désigner un syndic quand la copropriété n'en a pas, ou, dans une copropriété avec syndic, avec l'autorisation du président du tribunal judiciaire (avocat obligatoire).
- Le maire ou le président de l'intercommunalité compétente en habitat dans certaines situations.
Le délai de 21 jours
Le délai est de 21 jours calendaires minimum entre la réception de la convocation et la date de l'assemblée. Le point de départ varie selon le mode d'envoi, selon service-public.gouv.fr :
| Mode d'envoi | Début du délai |
|---|---|
| Lettre recommandée électronique | Le lendemain de l'envoi, par le prestataire certifié, du courriel annonçant la lettre |
| Lettre recommandée avec accusé de réception | Le lendemain de la première présentation |
| Remise en main propre | Le jour de la remise (émargement) |
Conseil pratique. Service-public.gouv.fr recommande d'envoyer la convocation au moins un mois avant la réunion. Pour une assemblée fixée au jeudi 3 décembre à Lyon, une convocation expédiée autour du 3 novembre laisse une marge pour les jours fériés, les erreurs d'adresse et les relances.
Le délai peut être plus court en cas d'urgence, par exemple pour la conservation matérielle de l'immeuble (pose d'étais après un effondrement partiel).
Le mode d'envoi
La voie électronique est le mode principal : lettre recommandée électronique ou procédé électronique sécurisé garantissant l'intégrité des données, la sécurité et la traçabilité. Les règles de notification du décret du 17 mars 1967 (articles 64 et suivants) ont été remaniées par le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025.
Deux exceptions :
- le copropriétaire qui a demandé l'envoi postal reçoit une lettre recommandée avec accusé de réception ;
- la remise en main propre contre récépissé ou émargement reste possible.
La demande de courrier postal peut se faire à tout moment, par un moyen permettant de prouver la date de réception, ou en assemblée (le syndic le mentionne alors au procès-verbal). Chaque copropriétaire doit signaler au syndic tout changement de domicile ou d'adresse électronique.
Sont destinataires tous les copropriétaires. En cas d'indivision ou de démembrement, c'est le mandataire commun. Pour des époux communs en biens, les deux époux. Pour une SCI, le gérant.
Les mentions obligatoires
La convocation comporte :
- le lieu, la date et l'heure de la réunion ;
- l'ordre du jour : chaque question formulée clairement, avec un vote séparé ;
- les modalités de consultation des pièces justificatives des charges (lieu, dates, heures) ;
- le formulaire de vote par correspondance, selon le modèle de l'arrêté du 2 juillet 2020 ;
- les documents nécessaires à la validité des décisions ou à l'information des copropriétaires.
L'assemblée se tient en principe dans la commune de l'immeuble, sauf autre lieu prévu par le règlement ou décidé à la majorité simple.
Les documents à joindre
Parmi les pièces à annexer, selon service-public.gouv.fr et l'ANIL :
- l'état financier, le projet de budget prévisionnel et leurs annexes comptables ;
- le contrat de syndic et les projets de contrats concurrents quand l'assemblée doit désigner un syndic ;
- les devis pour les travaux. Plusieurs devis sont exigés si le syndicat a voté un seuil de mise en concurrence (deux suffisent si aucun nombre n'a été fixé) ;
- une note localisant et détaillant les travaux touchant l'accessibilité, les parties communes ou l'aspect extérieur ;
- l'avis du conseil syndical lorsque la loi l'impose.
Les pièces justificatives des charges (factures, contrats) doivent être consultables avant l'assemblée pendant au moins un jour ouvré, avec une note sur le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et d'eau chaude.
Les sanctions
La convocation irrégulière (délai insuffisant, mention manquante, auteur sans qualité, document absent) expose à l'annulation de l'assemblée ou de certaines décisions devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, avec avocat obligatoire. En l'absence de convocation, un copropriétaire peut demander l'annulation de l'assemblée dans les deux mois de la notification du procès-verbal, et mettre en cause la responsabilité du syndic. Voir le guide sur le procès-verbal.
Petites copropriétés
Pour les copropriétés de cinq lots au plus, ou dont le budget prévisionnel moyen est inférieur à 15 000 euros sur trois exercices, la convocation reste obligatoire pour le budget prévisionnel et l'approbation des comptes. Les autres décisions peuvent être prises par consultation écrite, à l'unanimité. Pour deux copropriétaires, la convocation n'est pas obligatoire.
Gagner du temps
Palier génère la convocation à partir de l'ordre du jour, y joint le formulaire de vote par correspondance conforme et conserve la preuve des envois. Voir le produit ou testez la démo.
Pour savoir quelles questions mettre à l'ordre du jour et à quelle majorité, voir le guide sur l'inscription d'une question.
Questions fréquentes
La convocation par courriel suffit-elle ?
Un simple courriel ne suffit pas. Il faut une lettre recommandée électronique ou un procédé électronique sécurisé et traçable assuré par un prestataire qualifié. Le copropriétaire peut toujours demander l'envoi postal.
Que se passe-t-il si le délai de 21 jours n'est pas respecté ?
L'assemblée peut être annulée par le tribunal judiciaire si un copropriétaire la conteste, même si le retard n'est que d'un jour. Les copropriétaires peuvent cependant décider de ne pas agir : seul le juge prononce l'annulation.
Le délai de 21 jours compte-t-il les week-ends et jours fériés ?
Oui, ce sont des jours calendaires. D'où l'intérêt d'envoyer la convocation un mois avant.
Peut-on convoquer en moins de 21 jours ?
Seulement en cas d'urgence, par exemple pour la conservation matérielle de l'immeuble. Hors urgence, le délai est impératif.
Où l'assemblée doit-elle se tenir ?
En principe dans la commune de l'immeuble (article 9 du décret du 17 mars 1967) : locaux du syndic, salle louée ou salle municipale à Villeurbanne ou à Lyon par exemple. Le règlement de copropriété peut prévoir un autre lieu, ou l'assemblée peut le décider à la majorité simple.