Gérer sa copropriété soi-même est possible et légal : la loi du 10 juillet 1965 permet de confier le mandat de syndic à un copropriétaire non professionnel (article 17-2), ou d'adopter la forme coopérative, où le président du conseil syndical exerce les fonctions de syndic (article 17-1). Une copropriété ne peut pas, en revanche, fonctionner sans syndic du tout. Les obligations restent les mêmes que celles d'un professionnel ; ce qui change, c'est que le travail est fait par des voisins, gratuitement ou contre une rémunération votée.
Ce que « gérer soi-même » veut dire
Trois formes existent, et l'expression recouvre les deux premières.
| Forme | Qui gère | Ce qu'il faut voter |
|---|---|---|
| Syndic bénévole | Un copropriétaire élu syndic | Sa désignation à la majorité de l'article 25 |
| Syndic coopératif | Le président du conseil syndical | Le passage à la forme coopérative, puis l'élection par le conseil |
| Syndic professionnel | Un cabinet titulaire d'une carte | Son contrat, après mise en concurrence |
Le syndic bénévole convient bien aux petits immeubles où une personne motivée se dégage. La forme coopérative répartit le travail entre plusieurs membres du conseil, ce qui protège contre l'épuisement d'un seul. Les conditions pour être élu sont détaillées dans devenir syndic bénévole, et la forme coopérative dans le syndic coopératif. Si votre immeuble n'a plus de syndic du tout, commencez par la copropriété sans syndic.
Les obligations, une par une
Selon service-public.fr et l'ANIL, le syndic non professionnel exerce les mêmes missions que le professionnel. Voici la liste à cocher.
Les obligations administratives
- Immatriculer le syndicat au registre national des copropriétés et mettre à jour ses données chaque année.
- Établir et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété (article 8-2 de la loi).
- Tenir la liste des copropriétaires et conserver les archives.
- Tenir le carnet d'entretien de l'immeuble (article 18).
Les obligations financières
- Ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat dans les trois mois de la désignation, sous peine de nullité du mandat, et un compte pour le fonds de travaux s'il existe. Voir le compte bancaire séparé.
- Préparer le budget prévisionnel, appeler les provisions chaque trimestre, encaisser, relancer.
- Tenir les comptes selon les règles du décret du 14 mars 2005 et les présenter à l'assemblée. Voir la comptabilité du syndic bénévole.
Les obligations liées à l'assemblée
- Convoquer l'assemblée au moins une fois par an, dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice pour voter le budget (article 14-1).
- Faire tenir la séance par un président élu (le syndic ne peut pas présider), rédiger le procès-verbal et le notifier.
- Exécuter les décisions votées.
Les obligations techniques
- Entretenir et conserver l'immeuble, faire face aux urgences.
- Souscrire l'assurance de responsabilité civile du syndicat, obligatoire (article 9-1), et en pratique une multirisque. Voir l'assurance de l'immeuble.
- Suivre les diagnostics et, pour les immeubles de plus de quinze ans, le plan pluriannuel de travaux.
Le syndic bénévole n'est pas obligé de souscrire une assurance de responsabilité civile pour lui-même, mais l'ANIL et service-public.fr la recommandent, et la copropriété peut en prendre le coût en charge.
Le temps réel à prévoir
Aucune source officielle ne chiffre le temps de travail d'un syndic bénévole, et il varie beaucoup d'un immeuble à l'autre. Ce qui est sûr, c'est sa répartition dans l'année.
| Période | Tâches | Intensité |
|---|---|---|
| Chaque trimestre | Appel de fonds, pointage des paiements, relances | Régulière |
| Chaque mois | Factures à payer, courrier, petits incidents | Faible à moyenne |
| Clôture de l'exercice | Arrêté des comptes, annexes, budget suivant | Forte |
| Avant l'assemblée | Ordre du jour, devis, convocation au moins 21 jours avant | Forte |
| Après l'assemblée | Procès-verbal, notification, exécution des décisions | Moyenne |
| À tout moment | Sinistre, fuite, impayé qui s'installe | Imprévisible |
Trois facteurs pèsent plus que le nombre de lots :
- Les impayés. Un copropriétaire qui ne paie plus, c'est des relances, une mise en demeure, parfois une procédure. Voir les impayés de charges.
- Les sinistres. Un dégât des eaux mobilise plusieurs assureurs et plusieurs voisins.
- Les travaux. Un ravalement ou une réfection de toiture, c'est des devis, un vote, un suivi de chantier, des appels spécifiques.
Le meilleur moyen d'estimer votre propre charge est de noter vos heures pendant le premier exercice complet, puis de les partager avec le conseil syndical pour répartir ce qui peut l'être.
Quand gérer soi-même fonctionne
- Un immeuble de taille modeste, sans gros contentieux en cours.
- Au moins une personne disponible et à l'aise avec les chiffres, et une seconde capable de prendre le relais.
- Un conseil syndical actif, même informel dans une petite copropriété où il est facultatif. Voir les règles des petites copropriétés.
- Des outils partagés pour que l'information ne vive pas dans la boîte mail d'une seule personne.
Quand il vaut mieux s'abstenir
- Un immeuble en difficulté financière, avec des impayés importants.
- Une procédure judiciaire en cours contre un copropriétaire ou une entreprise.
- Un chantier lourd imminent sans personne pour le suivre.
- Des copropriétaires en conflit ouvert : le syndic bénévole devient vite la cible.
Comment s'organiser
- Rassembler les documents de l'ancien syndic : règlement, état descriptif, comptes, contrats, procès-verbaux.
- Ouvrir le compte bancaire du syndicat et transférer les fonds.
- Mettre à jour l'immatriculation au registre national.
- Saisir les lots et les tantièmes dans un outil, vérifier que leur total correspond au règlement.
- Établir un calendrier annuel avec les échéances des contrats.
- Décider qui fait quoi avec le conseil syndical, par écrit.
Un outil commun change beaucoup la répartition du travail. Avec Palier, les copropriétaires consultent eux-mêmes le détail de leurs charges et signalent les incidents depuis leur téléphone, ce qui retire une part des questions au syndic ; la comptabilité en partie double reste à confier à un comptable ou à un logiciel comptable. Voir la démo.
Questions fréquentes
Peut-on gérer une copropriété sans syndic ?
Non. Tout syndicat doit avoir un syndic, mais ce syndic peut être un copropriétaire bénévole ou, en forme coopérative, le président du conseil syndical. À défaut de syndic, le président du tribunal judiciaire peut en désigner un.
Combien de temps prend la gestion d'une petite copropriété ?
Aucune source officielle ne le chiffre. La charge est régulière autour des appels de fonds trimestriels, forte avant et après l'assemblée annuelle, et imprévisible en cas de sinistre, d'impayé ou de travaux.
Le syndic bénévole doit-il être rémunéré ?
Non. L'assemblée décide s'il exerce gratuitement, avec remboursement de ses frais, ou contre une rémunération. S'il est rémunéré, il doit suivre le contrat type du décret du 26 mars 2015.
Faut-il être comptable pour gérer sa copropriété ?
Non, mais il faut produire des comptes conformes aux règles du décret du 14 mars 2005. Beaucoup de syndics bénévoles se font aider par un expert-comptable pour la clôture de l'exercice.