La comptabilité d'une copropriété tenue par un syndic bénévole obéit aux mêmes règles que celle d'un syndic professionnel : article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965, décret et arrêté du 14 mars 2005. Les charges et produits sont enregistrés dès leur engagement juridique, en partie double, sur une nomenclature de comptes propre aux copropriétés. Seuls les syndicats de moins de dix lots à usage de logements, bureaux ou commerces dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 euros peuvent se dispenser de la partie double et constater leurs engagements en fin d'exercice (ANIL).
Les textes à connaître
- L'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 pose le principe : comptes établis selon des règles comptables spécifiques, présentés avec le comparatif de l'exercice précédent, charges et produits enregistrés dès leur engagement.
- Le décret du 14 mars 2005 fixe les règles de tenue et de présentation, avec des tableaux types en annexe.
- L'arrêté du même jour fixe la nomenclature des comptes. Selon l'ANIL, des subdivisions peuvent être ajoutées, mais le plan comptable des entreprises ne peut pas être utilisé à la place.
Ces règles s'appliquent depuis le 1er janvier 2007. Une réponse ministérielle de 2018 reconnaît qu'elles sont difficiles à comprendre pour les syndics non professionnels, sans pour autant les modifier.
Engagement et partie double, en clair
La comptabilité d'engagement
Une dépense est enregistrée quand elle est due, pas quand elle est payée. Exemple : l'entreprise de nettoyage facture décembre le 31 décembre ; vous payez le 10 janvier. La charge appartient à l'exercice qui se termine en décembre, et une dette fournisseur apparaît au bilan de clôture. De même, l'appel de fonds du premier trimestre est un produit dû le 1er janvier, qu'il soit payé ou non : ce qui n'est pas réglé devient une créance sur le copropriétaire.
La partie double
Chaque écriture touche au moins deux comptes, l'un au débit, l'autre au crédit, pour le même montant. L'appel de fonds augmente ce que doit le copropriétaire et constate un produit ; son paiement diminue sa dette et augmente la banque. Selon l'ANIL, le syndic tient un livre journal et un grand livre, et les balances par nature et par clé de répartition doivent concorder. Aucune compensation n'est admise entre soldes débiteurs et créditeurs.
La dérogation des petits syndicats
Deux conditions cumulatives (ANIL, et réponse ministérielle n° 7780 de 2018) :
- moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces ;
- un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 euros sur trois exercices consécutifs.
Le syndicat peut alors tenir une comptabilité simple et constater ses engagements en fin d'exercice. Il peut aussi choisir la comptabilité d'engagement complète.
Ne confondez pas ce seuil avec celui des petites copropriétés de l'article 41-8 (cinq lots au plus ou budget inférieur à 15 000 euros), qui ouvre d'autres allègements. Voir les règles des petites copropriétés.
Les documents présentés à l'assemblée
Les comptes sont présentés sur des modèles types, avec le budget voté et le comparatif de l'exercice précédent. On retrouve cinq annexes :
| Annexe | Contenu | Ce qu'elle montre |
|---|---|---|
| 1 | État financier après répartition | Créances, dettes, trésorerie, emprunts restant dus |
| 2 | Compte de gestion général | Charges et produits de l'exercice, par nature |
| 3 | Compte de gestion des opérations courantes | Réalisé face au budget voté, et budget suivant |
| 4 | Compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles | Dépenses votées hors budget prévisionnel |
| 5 | État des travaux votés non clôturés | Le réalisé et le prévu pour chaque opération |
Les annexes 2 à 4 présentent les charges à la fois par nature et selon les clés de répartition du règlement, et les totaux doivent être identiques dans les deux présentations. Pour la lecture côté copropriétaire et la régularisation, voir l'approbation des comptes.
La méthode, pas à pas sur un exercice
- Ouvrir l'exercice. Douze mois. Reprenez les soldes de clôture : banque, dettes fournisseurs, comptes des copropriétaires, fonds de travaux.
- Séparer deux mondes. Les opérations courantes, financées par le budget prévisionnel, et les travaux votés hors budget, suivis opération par opération.
- Appeler les provisions. Le premier jour de chaque trimestre, sauf décision contraire de l'assemblée (article 14-1). Enregistrez l'appel pour chaque lot, avec la cotisation au fonds de travaux. Voir le budget prévisionnel.
- Enregistrer chaque facture à réception, avec sa clé de répartition (charges générales, ascenseur, chauffage).
- Pointer la banque chaque mois. Le compte au nom du syndicat doit concorder avec votre comptabilité. Voir le compte bancaire séparé.
- Clôturer. Constatez les factures non parvenues, les charges payées d'avance, les créances douteuses. Répartissez les charges réelles entre les lots.
- Éditer les annexes et le projet de budget, et les joindre à la convocation de l'assemblée, qui doit se tenir dans les six mois suivant la clôture.
- Archiver. L'ANIL indique que les pièces justificatives se conservent dix ans.
Un exemple chiffré
Une copropriété de 8 lots à Lyon 4e vote un budget de 12 000 euros. Le lot 3 détient 1 250 tantièmes sur 10 000 en charges générales : sa provision trimestrielle est de 12 000 × 0,125 ÷ 4 = 375 euros. En fin d'exercice, les charges réelles s'élèvent à 12 600 euros. La quote-part réelle du lot 3 est de 1 575 euros, contre 1 500 euros appelés : le moins-perçu de 75 euros lui sera réclamé après l'approbation des comptes. Avec moins de dix lots et un budget sous 15 000 euros, ce syndicat peut se dispenser de la partie double si son budget moyen sur trois exercices reste sous le seuil.
Les erreurs fréquentes
- Tenir une comptabilité de caisse (enregistrer au paiement) quand le syndicat n'est pas dispensé.
- Mélanger le fonds de travaux et la trésorerie courante. Il a son compte et son suivi.
- Compenser la dette d'un copropriétaire avec une avance d'un autre.
- Oublier le comparatif de l'exercice précédent dans les annexes.
- Appliquer le plan comptable des entreprises, que l'arrêté exclut.
- Laisser des factures sans clé de répartition, ce qui fausse les comptes individuels.
Se faire aider
Beaucoup de syndics bénévoles confient la clôture à un expert-comptable et tiennent eux-mêmes le quotidien : appels, encaissements, factures. Un logiciel comptable de copropriété produit les annexes directement. Palier ne tient pas la comptabilité en partie double : il calcule les appels de fonds et explique les charges lot par lot, et le comptable ou le logiciel comptable produit les annexes. Voir le choix d'un logiciel de copropriété et la démo.
Questions fréquentes
Un syndic bénévole doit-il tenir une comptabilité en partie double ?
Oui, en principe. Seul le syndicat de moins de dix lots à usage de logements, bureaux ou commerces dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 euros en est dispensé.
Quels documents comptables joindre à la convocation de l'assemblée ?
Les tableaux types du décret du 14 mars 2005, notamment l'état financier et le compte de gestion général, avec le comparatif de l'exercice précédent, le projet de budget et l'état des travaux votés non clôturés.
Peut-on utiliser un logiciel de comptabilité d'entreprise pour une copropriété ?
Le plan comptable des entreprises ne peut pas être appliqué tel quel. Un logiciel généraliste peut servir s'il permet de reproduire la nomenclature de l'arrêté du 14 mars 2005 et les annexes, ce qui demande du paramétrage.
Combien de temps garder les factures de la copropriété ?
L'ANIL indique une conservation des pièces justificatives pendant dix ans. Les documents fondateurs et les procès-verbaux se gardent sans limite.