L'extranet de copropriété est l'espace en ligne sécurisé, accessible avec un identifiant personnel, où le syndic met à disposition les documents de l'immeuble (règlement, contrats, procès-verbaux), ceux de votre lot (compte, appels de fonds) et, pour le conseil syndical, les pièces de contrôle (balances, relevés bancaires). Le syndic professionnel doit le proposer, avec un contenu minimal fixé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, sauf refus de l'assemblée à la majorité de l'article 25. Bien utilisé, il permet de vérifier ses charges, de préparer l'assemblée et de réunir les pièces d'une vente sans rien demander à personne.
Le cadre juridique, en bref
La règle est posée par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et détaillée par le décret du 23 mai 2019. Le guide espace en ligne du syndic : documents obligatoires donne la liste complète ; retenez trois niveaux d'accès.
| Niveau | Exemples | Qui y accède |
|---|---|---|
| Immeuble | Règlement, fiche synthétique, carnet d'entretien, contrats, procès-verbaux des trois dernières assemblées, contrat de syndic | Tous les copropriétaires |
| Lot | Compte individuel, appels de fonds des trois dernières années, charges des deux derniers exercices | Le seul copropriétaire du lot |
| Contrôle | Balances, relevés bancaires, liste des copropriétaires, contentieux | Le conseil syndical |
Le syndic bénévole n'est pas tenu d'ouvrir un extranet. Rien ne l'empêche d'en proposer un, et c'est souvent la meilleure façon d'éviter les demandes répétées.
Bien démarrer : la première connexion
- Réclamez un accès personnel. Chaque copropriétaire doit avoir le sien ; un code partagé par tout l'immeuble ne respecte pas l'exigence d'un accès sécurisé.
- Choisissez votre mot de passe vous-même. La CNIL rappelle qu'un syndic ne doit jamais envoyer un mot de passe en clair, ni par courriel ni par courrier, et ne doit pas le stocker en clair. Si vous recevez votre mot de passe dans un message, signalez-le au syndic.
- Vérifiez que vous voyez bien votre lot, et seulement le vôtre. Si vous apercevez le compte d'un voisin, prévenez le syndic sans attendre : c'est une faille de confidentialité.
- Téléchargez une première fois le règlement de copropriété et l'état descriptif. Vous en aurez besoin toute votre vie de copropriétaire. Voir lire son règlement de copropriété.
Les quatre moments où l'extranet sert vraiment
Après chaque appel de fonds
Ouvrez votre compte de lot et vérifiez trois choses : le montant appelé correspond au quart du budget voté selon vos tantièmes, la cotisation au fonds de travaux figure à part, et vos paiements précédents sont bien enregistrés. Une erreur de pointage se corrige facilement le mois même, beaucoup moins un an plus tard. Pour lire l'avis, voir comprendre un appel de fonds.
Avant l'assemblée générale
Comparez le budget proposé au réalisé de l'exercice, relisez les contrats dont le renouvellement est à l'ordre du jour, ouvrez les devis. Si les documents de convocation sont mis à disposition en ligne, cela suppose votre accord exprès, et la convocation doit indiquer la durée de disponibilité.
Après l'assemblée
Le procès-verbal doit être notifié dans le mois qui suit la séance. Le délai de deux mois pour contester une décision court à compter de cette notification (article 42 de la loi), pas de la mise en ligne. Téléchargez-le et gardez-le. Voir contester un procès-verbal.
Avant de vendre
Règlement, procès-verbaux, fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics des parties communes : une grande partie des pièces demandées par le notaire se trouve dans l'extranet. Les rassembler vous-même évite des délais. Pour les comptes entre vendeur et acquéreur, voir vendre un lot et les charges.
Côté conseil syndical
Le conseil syndical a un accès élargi précisément pour contrôler. Une routine simple :
- chaque trimestre, rapprocher les relevés bancaires du compte du syndicat avec les dépenses annoncées ;
- avant l'assemblée, parcourir la balance et repérer les comptes fournisseurs inhabituels ;
- vérifier que les attestations d'assurance et de garantie financière du syndic sont à jour.
La CNIL précise que les membres du conseil ne peuvent utiliser les données auxquelles ils accèdent, comme la liste des copropriétaires, que dans le cadre de leur mandat.
Quand l'extranet est vide, incomplet ou inaccessible
- Faites une capture d'écran datée de ce qui manque.
- Écrivez au syndic en listant les documents attendus au regard du décret de 2019.
- Passez par le conseil syndical, qui a un accès plus large et du poids.
- Selon service-public.fr, un retard de plus d'un mois peut entraîner une retenue de 15 euros par jour sur la rémunération du syndic.
- En dernier recours, inscrivez la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée.
Ne comptez pas sur l'extranet pour archiver à votre place. À chaque changement de syndic, l'accès change de mains : téléchargez les pièces qui comptent pour vous. Voir les archives de la copropriété.
Syndic bénévole : monter un espace simple
Un dossier partagé dans un service de stockage en ligne peut dépanner, à condition de régler finement les droits : un dossier commun pour l'immeuble, un dossier individuel par lot, un dossier pour le conseil. Évitez les liens publics « toute personne disposant du lien », qui exposent les comptes de chacun. La CNIL recommande aussi d'éviter les outils qui collectent beaucoup de données ou comportent des traceurs publicitaires, et d'encadrer les transferts hors de l'Union européenne.
Un logiciel de copropriété fait ce découpage nativement. Dans Palier, chaque copropriétaire voit son lot et le détail de ses charges, le conseil syndical dispose de droits dédiés, et les documents sont rangés par catégorie. Voir la démo.
Questions fréquentes
L'extranet de copropriété est-il obligatoire ?
Pour le syndic professionnel, oui, sauf si l'assemblée générale l'a refusé à la majorité de l'article 25. Le syndic bénévole n'y est pas tenu.
Le syndic peut-il facturer l'accès à l'extranet ?
Relisez votre contrat de syndic : l'espace en ligne y figure parmi les prestations que le contrat type rattache à la gestion courante, et l'assemblée peut voter son retrait. Toute facturation à part doit correspondre à une ligne prévue par le contrat type ; en cas de doute, interrogez le syndic par écrit.
Combien de procès-verbaux d'assemblée doivent figurer sur l'extranet ?
Ceux des trois dernières assemblées générales, avec les devis approuvés lors de ces assemblées.
Que faire si je vois les comptes d'un autre copropriétaire sur l'extranet ?
Prévenez le syndic par écrit sans attendre. C'est un défaut de sécurité des données personnelles, que le syndic, responsable de traitement, doit corriger.