Le syndic professionnel doit donner accès aux documents de la copropriété par un espace en ligne sécurisé, avec un code personnel, où les pièces sont téléchargeables et imprimables (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Le contenu minimal est fixé par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019. Les documents se répartissent en trois niveaux : ceux que voit tout copropriétaire, ceux qui concernent son seul lot, et ceux réservés au conseil syndical.
Qui doit l'offrir
L'obligation vise le syndic professionnel. Selon INC-Conso, un syndic non professionnel n'y est pas tenu. L'assemblée générale peut aussi décider de ne pas en bénéficier, à la majorité de l'article 25. Cette option figure parmi les prestations que le contrat type du syndic permet d'exclure du forfait (voir le guide sur le contrat type et les honoraires).
Les dispositions sur le contenu sont entrées en vigueur le 1er juillet 2020, d'après INC-Conso. Un syndic professionnel qui vous répond encore « envoyez-nous un courriel » pour obtenir le règlement de copropriété n'applique donc pas la règle, sauf si l'assemblée a voté contre l'espace en ligne.
Ce que tout copropriétaire doit y trouver
D'après le décret du 23 mai 2019 tel que le résument service-public.gouv.fr et INC-Conso, l'espace doit proposer :
- le règlement de copropriété et l'état descriptif de division ;
- la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
- le carnet d'entretien (voir le guide sur le carnet d'entretien) ;
- les diagnostics techniques en cours de validité concernant les parties communes ;
- les contrats d'assurance de l'immeuble en cours de validité ;
- les contrats d'entretien et de maintenance ;
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, avec les devis approuvés ;
- le contrat de syndic en cours.
Ce qui concerne uniquement votre lot
Chaque copropriétaire a accès à ses propres éléments :
- son compte individuel, après approbation des comptes annuels ;
- les charges payées au cours des deux derniers exercices clos ;
- sa quote-part du fonds de travaux, s'il en existe un ;
- les avis d'appel de fonds des trois dernières années (pour comprendre leur lecture, voir le guide sur l'appel de fonds).
Ce que seul le conseil syndical voit
Pour exercer sa mission de contrôle, le conseil syndical accède en plus, selon la même source, à :
- les balances générales des comptes et le relevé général des charges et produits ;
- les relevés des comptes bancaires du syndicat, s'il existe un compte séparé ;
- les assignations en justice et les décisions de justice encore susceptibles de recours ;
- la liste complète des copropriétaires ;
- la carte professionnelle du syndic, ainsi que ses attestations d'assurance et de garantie financière.
| Type d'accès | Exemples de documents | Qui consulte |
|---|---|---|
| Général | Règlement, contrats, procès-verbaux des 3 dernières assemblées | Tout copropriétaire |
| Individuel | Compte du lot, appels de fonds, charges payées | Le titulaire du lot |
| Conseil syndical | Balances, relevés bancaires, liste des copropriétaires | Membres du conseil |
Les documents de convocation en ligne
INC-Conso signale une possibilité facultative : les documents joints d'ordinaire à la convocation d'assemblée peuvent être mis à disposition en ligne si le copropriétaire y consent expressément. La convocation doit alors indiquer cette modalité et la durée de disponibilité. Sans accord exprès, les pièces doivent continuer d'être envoyées selon les voies habituelles (voir le guide sur les délais de convocation).
Contrôler son syndic en cinq minutes
- Connectez-vous avec votre code personnel : l'accès doit être individuel.
- Vérifiez la présence des trois derniers procès-verbaux.
- Contrôlez que le contrat de syndic en cours est bien en ligne.
- Si vous siégez au conseil syndical, cherchez les balances et les relevés bancaires.
- Testez le téléchargement et l'impression de quelques pièces.
Tout manque se signale d'abord par écrit au syndic, de préférence via le conseil syndical. Si la situation persiste, la question peut être portée à l'ordre du jour de l'assemblée suivante (voir le guide sur les questions à l'ordre du jour).
Gardez une copie papier ou PDF des pièces que vous jugez importantes. Un incident technique ou un changement de syndic peut vous priver d'un accès du jour au lendemain.
Un espace de plus, ou une alternative ?
Le conseil syndical qui veut suivre incidents, travaux, comptes et documents au même endroit peut s'appuyer sur un outil complémentaire. Palier, par exemple, regroupe documents, incidents, travaux et charges lot par lot dans un même espace (voir la démo). Il ne remplace pas l'obligation du syndic, mais il rend les informations plus lisibles pour ceux qui n'ouvrent pas l'espace du syndic.
Questions fréquentes
Mon syndic est bénévole : doit-il ouvrir un espace en ligne ?
Non. D'après INC-Conso, l'obligation ne concerne que le syndic professionnel.
L'assemblée peut-elle refuser l'espace en ligne ?
Oui, à la majorité de l'article 25 de la loi de 1965. La décision est possible parce que cette prestation peut être retirée du forfait du contrat type.
Quels documents un copropriétaire peut-il consulter dans l'espace ?
Le règlement de copropriété, les contrats, les trois derniers procès-verbaux d'assemblée, ainsi que ses propres comptes, charges et appels de fonds. Les balances générales et les relevés bancaires sont réservés au conseil syndical.
Le syndic peut-il encore m'envoyer les documents par courrier ?
Oui, rien ne l'interdit, et la convocation d'assemblée reste envoyée par les voies légales sauf accord exprès du copropriétaire pour la consultation en ligne. L'espace est une obligation supplémentaire, pas un remplacement.
À qui m'adresser si l'espace est vide ou inaccessible ?
Au syndic d'abord, par écrit. Faites-vous appuyer par le conseil syndical, qui peut demander l'inscription du sujet à l'assemblée suivante.