Les archives appartiennent au syndicat des copropriétaires, et c'est le syndic qui les gère (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). La loi ne dresse pas une liste unique de durées de conservation : on garde sans limite les documents fondateurs et les procès-verbaux, et plusieurs années les pièces comptables. Quand le syndic change, l'ancien remet les archives au nouveau dans un délai d'un mois (article 18-2).
Qui détient quoi
Selon service-public.gouv.fr, le syndic gère les archives du syndicat. Il les conserve dans ses locaux ou les confie à un prestataire spécialisé : l'archivage par un tiers est d'ailleurs l'une des prestations que le contrat type permet d'exclure ou d'ajouter au forfait, selon l'ANIL (voir le guide sur le contrat type et les honoraires).
Le point à retenir : ces documents ne sont pas la propriété du cabinet. Ils appartiennent au syndicat. Le conseil syndical, lui, peut demander la communication de pièces. Si le syndic ne transmet pas un document demandé dans le mois, service-public.gouv.fr indique que 15 euros par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle.
Que garder, et pendant combien de temps
La loi impose de tenir des archives, mais ne fixe pas de durée pour chaque catégorie. Les durées ci-dessous combinent les délais de prescription connus et l'usage prudent des professionnels. Considérez-les comme une pratique recommandée, pas comme une règle légale uniforme.
| Document | Durée recommandée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Règlement de copropriété, état descriptif de division, plans | Sans limite | Documents fondateurs, toujours utiles |
| Procès-verbaux d'assemblée générale | Sans limite | Ils prouvent les décisions et les autorisations |
| Contrats d'assurance et dossiers de sinistre | Durée du contrat, puis au moins 5 ans | Preuve en cas de litige tardif |
| Dossier de travaux (devis, marchés, réception, garanties) | Au moins 10 ans après la réception | Garantie décennale du Code civil (article 1792) |
| Comptes annuels, factures, relevés bancaires | Plusieurs années, au minimum 5 ans | Prescription de 5 ans des actions personnelles |
| Convocations et accusés de réception | Au minimum 5 ans, mieux avec le procès-verbal | Preuve de la régularité de l'assemblée |
Le repère des 5 ans et des 2 mois
Deux délais guident la conservation. Les actions personnelles entre copropriétaires, ou entre un copropriétaire et le syndicat, se prescrivent par cinq ans en application de l'article 2224 du Code civil, depuis la loi Elan du 23 novembre 2018 : avant, le délai était de dix ans (INC-Conso). La contestation d'une décision d'assemblée doit être introduite dans les deux mois de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi de 1965). Pour ce second point, voir le guide sur la contestation d'un procès-verbal.
En cas de doute, conservez plus longtemps. Un document inutile occupe un peu de place ; un document absent peut faire perdre un litige.
Les documents à conserver absolument pour une vente
Au moment d'une vente, le vendeur et le notaire ont besoin du règlement de copropriété, des procès-verbaux des dernières assemblées, du carnet d'entretien (voir le guide sur le carnet d'entretien) et des diagnostics. Les retrouver rapidement évite des retards de signature, d'où l'intérêt d'avoir des archives bien classées. Le diagnostic technique global et le plan de travaux, quand ils existent, font partie du lot (voir le guide sur le DTG).
Le changement de syndic : trois délais
D'après l'article 18-2 de la loi de 1965, tel que le détaille un article de SeLoger (la page Légifrance n'étant pas accessible au moment de la rédaction), l'ancien syndic doit remettre :
- Sous 15 jours après la fin de ses fonctions : la situation de trésorerie, les références et les coordonnées des comptes bancaires.
- Sous un mois : l'ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les fichiers numériques liés à l'immeuble et aux lots, dans un format téléchargeable et imprimable.
- Sous deux mois après l'expiration du mois précédent : l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, après apurement et clôture.
Si les archives sont chez un prestataire spécialisé, l'ancien syndic le prévient du changement et lui donne les coordonnées du nouveau syndic, dans le mois.
Si l'ancien syndic traîne
- Le nouveau syndic adresse une mise en demeure.
- À défaut, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical saisit le président du tribunal judiciaire en référé. Le juge peut ordonner la remise sous astreinte.
- La demande peut inclure des intérêts à compter de la mise en demeure et, si un préjudice est démontré, des dommages et intérêts.
Les articles 33-1 et 57 du décret du 17 mars 1967 précisent la procédure.
Un bon réflexe : dupliquer
Même quand le syndic archive correctement, une copie numérique tenue par le conseil syndical protège la copropriété d'un transfert incomplet. Palier permet de rassembler documents, travaux et incidents d'un immeuble dans un même espace (voir la démo). Cela ne remplace pas l'archivage du syndic, mais cela facilite le contrôle au moment d'un changement de cabinet.
À Lyon et à Villeurbanne, où beaucoup d'immeubles anciens ont des dossiers de travaux très étalés dans le temps, un inventaire annuel des pièces du conseil syndical fait gagner des semaines lors d'une vente ou d'un changement de syndic. Pour préparer le changement lui-même, voir le guide sur la mise en concurrence du syndic.
Questions fréquentes
Qui est propriétaire des archives de la copropriété ?
Le syndicat des copropriétaires. Le syndic les gère, mais ne peut pas les retenir à la fin de sa mission : il doit les remettre au nouveau syndic.
Combien de temps un syndic doit-il conserver les procès-verbaux d'assemblée ?
La loi ne fixe pas de durée pour les procès-verbaux, et la pratique est de les conserver sans limite : ils prouvent les décisions prises et les autorisations accordées.
Que faire si l'ancien syndic ne rend pas les archives ?
Mise en demeure par le nouveau syndic, puis référé devant le président du tribunal judiciaire pour obtenir la remise sous astreinte. Le président du conseil syndical peut aussi agir.
Le conseil syndical peut-il accéder aux archives ?
Oui, il peut demander la communication de pièces. Si le syndic tarde plus d'un mois, 15 euros par jour de retard sont déduits de son forfait, selon service-public.gouv.fr.
Les archives peuvent-elles être confiées à une société extérieure ?
Oui, c'est fréquent. L'ancien syndic doit alors informer le prestataire du changement de syndic et lui communiquer les coordonnées du nouveau, dans le délai d'un mois.