Tout copropriétaire, et le conseil syndical, peut demander au syndic d'inscrire une question à l'ordre du jour d'une assemblée générale. La demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception, avec un projet de résolution quand la loi l'exige. Elle doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation : sinon, la question est reportée à l'assemblée suivante (article 10 du décret du 17 mars 1967).
Pourquoi c'est important
Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote (article 13 du décret du 17 mars 1967). Un sujet qui n'y figure pas peut être discuté en séance, mais pas décidé. Si vous voulez qu'une décision soit prise (changer de syndic, voter un ravalement, installer des bornes de recharge), la question doit être inscrite à l'avance.
Qui peut demander l'inscription
Un copropriétaire, ou plusieurs ensemble, ou le conseil syndical. La demande peut être faite à tout moment, mais son effet dépend de la date de réception.
Comment faire, pas à pas
- Définir la question. Elle doit être précise, ne porter que sur un seul objet et permettre un vote positif ou négatif.
- Rédiger le projet de résolution. Il est obligatoire pour plusieurs sujets, listés ci-dessous.
- Identifier la majorité requise. Voir le guide sur les articles 24, 25 et 26.
- Envoyer la demande au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Service-public.gouv.fr met à disposition un modèle de courrier (celui de l'INC).
- Joindre les pièces utiles : devis, plans, note détaillée pour les travaux.
- Vérifier la date. Si la convocation est déjà partie, la question passe à l'assemblée suivante.
- Contrôler la convocation reçue : la question et le projet de résolution doivent y figurer.
Demandez l'inscription dès que vous connaissez la date approximative de l'AG, et avant que le syndic n'ait préparé les convocations. Un syndic bénévole ou une équipe de conseil syndical fixe souvent l'ordre du jour plusieurs semaines à l'avance.
Les cas où un projet de résolution est obligatoire
Selon service-public.gouv.fr (fiche sur la convocation de l'AG), la demande doit être accompagnée d'un projet de résolution notamment pour :
- les conditions de versement des provisions du budget prévisionnel ;
- les honoraires complémentaires du syndic en cas de travaux ;
- les questions soumises à une majorité particulière ;
- l'amélioration de l'immeuble, la surélévation ou la construction de locaux privatifs ;
- l'autorisation donnée au syndic d'agir en justice.
Pour les travaux touchant l'accessibilité, les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, il faut également une note localisant et détaillant les travaux. Pour une demande de changement de syndic, voir le guide sur la procédure.
Ce que le syndic doit et ne peut pas faire
Le syndic ne peut pas apprécier l'opportunité de la demande : il doit l'inscrire. Il établit l'ordre du jour avec le conseil syndical, mais l'absence de concertation n'est pas sanctionnée, selon service-public.gouv.fr.
En pratique, le syndic peut vous demander de préciser la question ou de compléter le projet de résolution quand il est incomplet. Il ne peut pas refuser la demande parce qu'il juge la décision peu opportune. En cas de refus, écrivez-lui de nouveau par recommandé en rappelant l'article 10 du décret, puis sollicitez l'ADIL du Rhône ou l'ADIL de votre département.
Rédiger une bonne résolution
Une résolution claire facilite le vote et la défense de la décision. Elle comprend :
- l'objet exact (par exemple : « autoriser le remplacement de la porte d'entrée du bâtiment B » plutôt que « la porte ») ;
- le montant maximal et le devis retenu, quand il y en a ;
- la majorité applicable (article 24, 25 ou 26) ;
- le cas échéant, la clé de répartition des charges ;
- la date d'exécution prévue.
Chaque question fait l'objet d'un vote distinct, et la rédaction peut être modifiée en séance à condition de ne pas changer la question posée. Mais attention : si une résolution est amendée en séance, les votants par correspondance sont assimilés à des défaillants pour cette résolution. Voir le vote par correspondance.
Les questions diverses
Aucune décision ne peut être prise sur une question non inscrite. La rubrique « questions diverses » sert à échanger, à signaler des problèmes ou à préparer l'ordre du jour suivant. Si un sujet urgent apparaît, une nouvelle assemblée peut être convoquée : voir le guide sur l'AG extraordinaire.
Un cas particulier : l'assemblée demandée par un copropriétaire sur ses propres droits
Un copropriétaire peut demander la convocation d'une assemblée à ses frais pour une question relative à ses droits ou obligations. Il envoie au syndic les questions et projets de résolution. Le syndic indique les frais prévisionnels dans les quinze jours, puis convoque l'assemblée dans les quarante-cinq jours suivant leur paiement (décret du 2 juillet 2020, d'après l'ANIL).
Organiser l'ordre du jour sans retard
Sur Palier, l'ordre du jour se construit en ligne : le conseil syndical ou le syndic ajoute les questions reçues, associe à chacune la majorité applicable et génère la convocation. Les projets de résolution sont conservés pour le procès-verbal. Voir le produit.
Questions fréquentes
Jusqu'à quand puis-je demander une inscription ?
À tout moment, mais la demande doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation de l'assemblée visée. Après, la question sera inscrite à l'assemblée suivante.
Le syndic peut-il refuser d'inscrire ma question ?
Non, il ne peut pas apprécier l'opportunité. Il peut en revanche demander de compléter une demande incomplète, notamment un projet de résolution qui manquerait.
Dois-je rédiger moi-même le projet de résolution ?
Pour les sujets où la loi l'exige (travaux d'amélioration, action en justice, majorité particulière), oui. Pour les autres, une question claire suffit, mais joindre un projet évite les malentendus.
Comment demander la révocation du syndic ?
Par la même voie : une demande d'inscription adressée au syndic en lettre recommandée. La révocation se vote à la majorité de l'article 25. Voir la procédure pour changer de syndic.
Puis-je envoyer ma demande par courriel ?
Le canal prévu est la lettre recommandée avec accusé de réception. Pour disposer d'une preuve, c'est le mode à privilégier.