Le carnet d'entretien est le dossier de santé de l'immeuble. Le syndic a l'obligation de l'établir, de le tenir à jour et de le mettre à disposition des copropriétaires : c'est inscrit à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Son contenu minimum est fixé par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, qui prévoit des rubriques obligatoires et d'autres, facultatives, que l'assemblée générale peut ajouter.
Qui doit le tenir, et pour qui ?
L'article 2 du décret du 30 mai 2001 précise que le carnet est établi et mis à jour par le syndic, qui actualise les informations qu'il contient. Cela vaut pour un syndic professionnel comme pour un syndic bénévole ou coopératif : l'obligation suit la fonction, pas le statut.
Deux règles d'organisation s'appliquent :
- si le syndicat gère plusieurs bâtiments, le syndic ouvre un chapitre par bâtiment ;
- s'il existe des syndicats secondaires, chacun tient son propre carnet, et le carnet du syndicat principal comporte un chapitre pour les parties communes à tous.
Le carnet est mis à disposition des copropriétaires. Le conseil syndical, de son côté, peut obtenir sur demande communication de tout document intéressant le syndicat (article 21 de la loi de 1965), carnet compris.
Ce que le carnet doit contenir
Le décret distingue le socle commun à toutes les copropriétés (article 3) et les éléments à ajouter lorsqu'ils existent (article 4).
Le socle obligatoire
- l'adresse de l'immeuble ;
- l'identité du syndic en exercice ;
- les références des contrats d'assurance de l'immeuble souscrits par le syndicat, avec leur date d'échéance.
Les informations à mentionner quand elles existent
| Rubrique | Précision du décret |
|---|---|
| Travaux importants | Année de réalisation (ravalement des façades, réfection des toitures, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations) et identité des entreprises |
| Assurance dommages-ouvrage | Référence des contrats souscrits pour le syndicat, dont la garantie est en cours |
| Contrats d'entretien et de maintenance | Références des contrats des équipements communs et date d'échéance |
| Diagnostic technique global | Liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble, équipements ou éléments concernés, échéancier recommandé |
| Plan pluriannuel de travaux | Échéancier décidé par l'assemblée générale |
L'article 14-2 de la loi de 1965 confirme ce dernier point : les travaux prescrits par le plan pluriannuel et par le diagnostic technique global, avec leur échéancier, sont intégrés au carnet d'entretien.
Les informations complémentaires
Selon l'article 5 du décret, l'assemblée générale peut décider que le carnet contienne d'autres informations : éléments sur la construction de l'immeuble, études techniques réalisées, notices des équipements, plans. Dans un immeuble ancien, cette option est très utile (voir notre guide sur les copropriétés anciennes à Lyon).
Comment le tenir sans que cela devienne un dossier mort
Un carnet utile tient en quelques gestes réguliers.
- Une revue annuelle. Profitez de la préparation de l'assemblée qui approuve les comptes pour vérifier les échéances d'assurance et de contrats.
- Une fiche par intervention. À chaque chantier ou visite importante, notez la date, l'entreprise, le montant, et classez le devis et la facture avec la garantie.
- Une date de fin pour chaque contrat. Les contrats d'ascenseur, de chauffage ou de nettoyage ont des échéances de résiliation : un contrat reconduit par oubli coûte cher.
- Un rattachement aux décisions. Chaque ligne du carnet renvoie à la résolution d'assemblée qui l'a décidée.
Ne confondez pas les documents. Le carnet d'entretien de l'immeuble (article 18 de la loi de 1965) n'est pas le carnet d'entretien de l'ascenseur, que l'entreprise d'entretien tient en application du code de la construction et de l'habitation, ni la fiche synthétique de la copropriété (article 8-2 de la loi de 1965), qui regroupe les données financières et techniques et que le syndic met à jour chaque année.
Dans Palier, le carnet de vie de l'immeuble rassemble la frise des travaux, les contrats avec leurs dates limites de résiliation et le carnet d'entretien lui-même, de façon que l'information passe d'un syndic à l'autre sans se perdre (démonstration). Ce n'est pas obligatoire : un classeur bien tenu respecte tout autant la règle.
Que faire quand le syndic change ?
Lors d'un changement de syndic, l'ancien syndic doit remettre à son successeur l'ensemble des documents et archives du syndicat dans le délai d'un mois à compter de la fin de ses fonctions (article 18-2 de la loi de 1965). Le carnet d'entretien en fait partie. En cas de blocage, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au juge des référés d'ordonner la remise sous astreinte.
Questions fréquentes
Le carnet d'entretien est-il obligatoire dans une petite copropriété ?
Oui. L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 s'applique à tout syndic, quelle que soit la taille de l'immeuble. Un syndic bénévole doit donc l'établir et le tenir à jour comme un cabinet.
Un copropriétaire peut-il consulter le carnet d'entretien ?
Oui, le syndic doit le tenir à la disposition des copropriétaires. Demandez-le par écrit, de préférence avec accusé de réception ou par un canal que le syndic utilise déjà pour vos échanges.
Que risque un syndic qui ne tient pas le carnet à jour ?
Le manquement relève de sa mission. Le conseil syndical peut le signaler, l'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée et, en cas de manquements graves ou répétés, la question de la résiliation du contrat de syndic peut être posée (article 18, VIII de la loi de 1965).
Faut-il voter pour ajouter des informations au carnet ?
Pour les rubriques minimales, non. Pour les informations complémentaires prévues à l'article 5 du décret du 30 mai 2001, le décret prévoit une décision de l'assemblée générale.
Le carnet d'entretien est-il le même document que le carnet numérique du logement ?
Non. Le carnet d'entretien concerne les parties communes de l'immeuble. Le carnet d'information du logement, prévu par le code de la construction et de l'habitation, concerne chaque logement.