Tout copropriétaire peut voter par correspondance avant l'assemblée générale, au moyen du formulaire que le syndic doit joindre à la convocation. Ce droit découle de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion et suit le modèle fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020.
Ce que dit la loi
L'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée, au moyen d'un formulaire établi selon un modèle fixé par arrêté. Si une résolution est amendée en cours de séance, le votant par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution (règle issue de l'ordonnance du 30 octobre 2019, applicable depuis le 1er juin 2020).
Les modalités pratiques figurent dans le décret du 17 mars 1967 (articles 9, 9 bis, 14 et 14-1, notamment) et le modèle de formulaire dans l'arrêté du 2 juillet 2020, publié au Journal officiel du 3 juillet 2020.
Le formulaire
Le syndic joint le formulaire à la convocation, pour chaque copropriétaire. Il peut l'adapter et le compléter, mais ne peut supprimer aucune des mentions du modèle de l'arrêté. Pour chaque résolution, le modèle prévoit trois cases : pour, contre, abstention.
Quelques réflexes avant de le renvoyer :
- cochez une seule case par résolution ;
- datez et signez le formulaire ;
- lisez les résolutions et leurs annexes (devis, projets de contrat) avant de voter, car vous votez sur un texte figé ;
- conservez une copie, ou la preuve de l'envoi.
Un formulaire qui laisse une résolution sans case cochée, ou avec plusieurs cases, risque de ne pas être pris en compte pour cette résolution. Mieux vaut cocher « abstention » que de laisser une ligne vide.
Le délai : trois jours francs
Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée. Un jour franc ne compte ni le jour de la réception, ni celui de la réunion. Pour une AG un jeudi, la réception doit intervenir au plus tard le dimanche précédent, de sorte que le lundi, le mardi et le mercredi forment les trois jours francs. Si le dernier jour tombe un week-end, ne comptez pas sur un report : envoyez le formulaire plusieurs jours plus tôt.
Un formulaire envoyé par courriel à l'adresse désignée par le syndic est présumé reçu à la date d'envoi. Demandez tout de même un accusé de réception. Un formulaire reçu en retard est écarté, et la feuille de présence mentionne les votes rejetés pour réception tardive.
Les cas particuliers
Vous venez finalement à l'assemblée
Si le copropriétaire (ou son mandataire) est présent, le formulaire n'est pas pris en compte, quelles que soient les dates d'envoi et de réception. Vous voterez en séance. Il en va de même pour une procuration : voir le guide sur les procurations.
La résolution est modifiée pendant la séance
Si l'assemblée amende une résolution, votre vote par correspondance ne vaut plus : vous êtes assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Le procès-verbal doit alors mentionner le nom et les voix de ces copropriétaires. C'est pourquoi les résolutions doivent être rédigées précisément à l'avance : voir le guide sur l'ordre du jour.
Le vote par correspondance n'est pas une procuration
Voter par correspondance, c'est exprimer votre choix vous-même. Vous ne donnez mandat à personne. Si vous craignez qu'une résolution soit amendée, une procuration avec consignes de vote peut être plus adaptée.
Lot en indivision
La convocation est adressée au mandataire commun. Les indivisaires doivent donc s'accorder sur le sens du vote avant de le renvoyer. En cas de doute sur la procédure, l'ADIL du Rhône (et de la Métropole de Lyon) renseigne gratuitement.
Comment les votes sont comptés
Les votes par correspondance sont comptés avec ceux des présents. À l'article 24, ils entrent dans les voix exprimées. Aux articles 25 et 26, ils s'ajoutent aux voix « pour » ou « contre ». Les votants par correspondance figurent sur la feuille de présence avec la date de réception de leur formulaire, mais n'émargent pas. Voir la feuille de présence.
Les majorités sont expliquées dans le guide sur les articles 24, 25 et 26.
Pour le syndic ou le conseil syndical
Quelques points de méthode pour les copropriétés gérées par un syndic bénévole ou coopératif :
- Joignez systématiquement le formulaire conforme à l'arrêté du 2 juillet 2020 à chaque convocation.
- Désignez une adresse électronique de réception et indiquez-la sur le formulaire.
- Enregistrez la date de réception de chaque formulaire.
- Apportez les formulaires à l'assemblée : le secrétaire les compte avec les voix des présents.
- Notez au procès-verbal les copropriétaires assimilés défaillants après un amendement.
Sur Palier, les formulaires sont intégrés au décompte : le logiciel enregistre chaque vote par correspondance, l'écarte automatiquement si le copropriétaire se présente, et le prend en compte dans les majorités au tantième près. Voir le produit.
Questions fréquentes
Jusqu'à quand puis-je envoyer mon vote par correspondance ?
Jusqu'à trois jours francs avant l'assemblée : le syndic doit l'avoir reçu à ce moment. Un envoi par courriel à l'adresse désignée est présumé reçu à la date d'envoi.
Que se passe-t-il si je vote par correspondance puis que je viens à l'AG ?
Votre formulaire est écarté, et vous votez en séance. La règle vaut quelle que soit la date d'établissement ou de réception du formulaire (article 14-1 du décret du 17 mars 1967, d'après l'INC).
Mon vote par correspondance compte-t-il pour le quorum ?
La loi ne prévoit pas de quorum pour les assemblées de copropriété. Votre vote entre directement dans le décompte des voix de la résolution.
Le syndic est-il obligé de joindre le formulaire à la convocation ?
Oui, le formulaire de vote par correspondance fait partie des mentions et documents obligatoires de la convocation, selon service-public.gouv.fr. Une convocation incomplète s'expose à l'annulation de l'assemblée ou de certaines décisions.
Peut-on voter par correspondance à l'unanimité ou pour un vote d'article 26 ?
Oui. Le vote par correspondance concerne toutes les résolutions, quelle que soit la majorité requise. Seule la nature de la majorité change le décompte.