La feuille de présence est un document obligatoire de toute assemblée générale de copropriété (article 14 du décret du 17 mars 1967). Elle indique, pour chaque copropriétaire et chaque mandataire, le nom, le domicile, le mode de participation et le nombre de voix. Elle est signée par les participants, certifiée exacte par le président de séance et annexée au procès-verbal.
À quoi elle sert
La feuille de présence permet de vérifier, pendant et après la réunion, qui participait et avec quel poids. Elle sert à :
- connaître le total des voix présentes, représentées ou exprimées par correspondance ;
- contrôler les procurations et leurs limites (trois pouvoirs ou 10 % des voix) ;
- calculer correctement les majorités des articles 24, 25 et 26 ;
- prouver la régularité de l'assemblée en cas de contestation.
Sans feuille de présence, l'assemblée est exposée à l'annulation. L'ANIL le formule ainsi : à défaut d'établissement de la feuille, l'assemblée est nulle.
Ce qu'elle doit contenir
Selon service-public.gouv.fr et l'INC, pour chaque copropriétaire ou mandataire :
- le nom et le domicile ;
- le mode de participation : présence, représentation, visioconférence, audioconférence ou autre moyen électronique, vote par correspondance ;
- le nombre de voix (tantièmes) ;
- la signature ou l'émargement des présents et des mandataires.
Pour un mandataire, elle indique son nom, son domicile et s'il participe à distance. Pour les votants par correspondance, elle indique leur nom et domicile, ainsi que la date de réception de leur formulaire. Le syndic y mentionne aussi les votes rejetés pour réception tardive (décret du 2 juillet 2020).
L'émargement n'est pas requis pour les participants à distance ni pour les votants par correspondance. Voir la visioconférence et le vote par correspondance.
Qui la tient, qui la signe
- Le syndic l'établit et la tient à jour, sur papier ou sous forme électronique.
- Les copropriétaires et mandataires présents la signent, à la main ou électroniquement. Les mandats sont annexés.
- Le président de séance la certifie exacte, après contrôle.
- Elle est annexée au procès-verbal et conservée avec lui dans le registre.
Elle peut être électronique (articles 1366 et 1367 du Code civil, d'après l'INC).
Le président de séance
Il est désigné en début de séance parmi les copropriétaires présents, à la majorité de l'article 24 (article 15 du décret). Sa désignation est obligatoire : sans vote sur ce point, l'assemblée peut être annulée. Le syndic, son conjoint, son partenaire de Pacs et ses préposés ne peuvent pas présider (article 22 de la loi). Un ou plusieurs scrutateurs peuvent être désignés parmi les copropriétaires présents ; le secrétaire est en général le syndic.
Comment la tenir pas à pas
- Préparer la liste avant l'assemblée : copropriétaires, lots, tantièmes. Reporter les procurations reçues et les formulaires de vote par correspondance avec leur date de réception.
- Accueillir les participants : vérifier l'identité, faire émarger, noter l'arrivée.
- Contrôler les mandats : nom du mandataire, date, signature, nombre de délégations. Voir les procurations.
- Écarter les formulaires et procurations des présents : si le copropriétaire est venu, son formulaire de vote par correspondance et sa procuration ne comptent pas.
- Arrêter les totaux avant l'ouverture du premier vote : voix présentes, représentées, à distance, par correspondance.
- Noter les arrivées et départs en cours de séance. La pratique la plus sûre est de mettre à jour les totaux avant chaque vote, car les voix en séance changent.
- Faire certifier la feuille par le président et l'annexer au procès-verbal.
Un copropriétaire qui quitte la salle avant un vote ne doit pas être compté. Mentionnez l'heure de départ ou mettez à jour les totaux, afin que le procès-verbal soit cohérent avec les votes.
Les erreurs fréquentes
- Oublier de reporter les pouvoirs en blanc remis, et la personne à qui ils ont été confiés. Le procès-verbal doit aussi préciser qui les a distribués.
- Ne pas distinguer présents, représentés et participants à distance.
- Ne pas faire certifier la feuille par le président.
- Compter un votant par correspondance alors qu'il est venu à la réunion.
- Ne pas annexer la feuille au procès-verbal.
Une erreur de forme sur la feuille ne conduit pas forcément à l'annulation : si le sens du vote peut être reconstitué et si le résultat n'est pas affecté, la décision tient. Mais mieux vaut ne pas s'en remettre à cette indulgence. Voir le procès-verbal.
Version numérique
L'émargement sur papier reste valable, y compris dans une copropriété lyonnaise de quelques lots. Mais le report des totaux à la main avant chaque vote est source d'erreurs. Sur Palier, la feuille de présence se remplit au fil de l'accueil : les procurations contrôlées, les votes par correspondance et les participants sont rapprochés automatiquement, puis la feuille est annexée au procès-verbal généré. Voir le produit ou la démo.
Pour la suite de l'assemblée, voir aussi la convocation.
Questions fréquentes
La feuille de présence est-elle obligatoire ?
Oui. L'article 14 du décret du 17 mars 1967 l'impose, et elle doit être annexée au procès-verbal.
La feuille de présence peut-elle être électronique ?
Oui. Elle peut être tenue et signée sous forme électronique, et annexée au procès-verbal dans les mêmes conditions.
Les votants par correspondance doivent-ils signer ?
Non. Ils figurent sur la feuille avec la date de réception de leur formulaire, mais n'émargent pas.
Que se passe-t-il si la feuille de présence est incomplète ?
Selon la gravité, l'assemblée ou certaines décisions peuvent être annulées. Une erreur de forme qui n'affecte pas le résultat ne conduit pas à l'annulation si le sens du vote peut être reconstitué.
Qui certifie la feuille de présence ?
Le président de séance, après vérification. Il la certifie exacte avant qu'elle ne soit annexée au procès-verbal.