L'état daté est le document que le syndic de copropriété établit, à la demande du notaire ou du vendeur, au moment de la vente d'un lot. Il indique les sommes que le vendeur doit encore au syndicat, celles que le syndicat lui doit et celles qui passeront à la charge de l'acquéreur. Il est facturé au vendeur, dans la limite de 380 € TTC depuis le 1er juin 2020.
À quoi sert l'état daté
Le notaire s'en sert pour trois choses : régler sur le prix de vente les dettes du vendeur envers la copropriété, informer l'acquéreur de ce qu'il paiera après son entrée dans l'immeuble, et préparer la notification de la vente au syndic. Sans état daté, il ne peut pas répartir correctement les sommes le jour de la signature.
L'état daté arrive tard dans le calendrier de la vente. Au stade du compromis, l'acquéreur reçoit déjà une série d'informations financières (charges payées sur deux exercices, impayés du syndicat, fonds de travaux), souvent appelées « pré-état daté » : ce document distinct fait l'objet du guide pré-état daté. L'état daté, lui, est arrêté à une date proche de l'acte authentique.
| Étape de la vente | Document | Qui le produit |
|---|---|---|
| Compromis ou promesse | Informations de l'article L. 721-2 du code de la construction (« pré-état daté ») | Vendeur, avec l'aide du syndic s'il le souhaite |
| Avant l'acte authentique | État daté | Syndic uniquement |
| Avant l'acte authentique | Certificat de moins d'un mois attestant que le vendeur est libre de toute dette | Syndic |
| Après la signature | Notification de la vente au syndic | Notaire |
Ce que contient l'état daté
Le contenu est fixé par l'article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Service-public.fr le présente en trois parties.
| Partie | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| 1. Sommes dues par le vendeur au syndicat | Provisions exigibles du budget, charges impayées, provisions pour travaux exigibles, avances de trésorerie, part d'un emprunt collectif restant due, sommes versées par une caution |
| 2. Sommes dues par le syndicat au vendeur | Avances ou emprunt consentis par le vendeur, certaines provisions devenues exigibles après mise en demeure |
| 3. Sommes à la charge de l'acquéreur | Reconstitution des avances ou de l'emprunt du syndicat, provisions non encore exigibles |
En annexe, le syndic indique la quote-part du lot dans les charges et les travaux hors maintenance des deux derniers exercices, ainsi que les procédures judiciaires en cours (recouvrement d'impayés, litige avec une entreprise). Service-public.fr précise que ces montants sont indicatifs dans l'attente de l'arrêté des comptes : la régularisation définitive viendra à l'approbation des comptes.
Qui le demande, qui l'établit
Seul le syndic peut établir l'état daté et le transmettre au notaire. La demande vient du notaire chargé de l'acte ou du vendeur. Un syndic bénévole a exactement la même obligation qu'un professionnel : s'il gère votre immeuble, c'est à lui de le produire.
Qui paie, et combien
L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 met les frais d'établissement de l'état daté à la charge du seul vendeur. Le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 fixe le plafond à 380 € TTC, applicable depuis le 1er juin 2020. Ce montant doit figurer dans le contrat du syndic, à la rubrique des frais imputables aux seuls copropriétaires, contrat approuvé en assemblée générale (le guide sur le contrat type de syndic détaille ces rubriques).
Deux points à connaître :
- Plusieurs lots, un seul plafond. Si vous vendez dans la même opération un appartement, une cave et un stationnement, le syndic ne peut pas multiplier les facturations. Un cumul qui dépasse 380 € TTC peut être contesté.
- Le dépassement se conteste. Service-public.fr indique que le vendeur peut contester auprès du syndic un montant supérieur au plafond, et propose des modèles de lettres.
Exemple. Une vendeuse cède à Villeurbanne un T3, sa cave et une place de parking, par un seul acte. Le syndic lui facture 380 € pour l'appartement et 150 € pour chaque lot annexe, soit 680 €. Elle peut réclamer le remboursement de 300 € : la facturation totale ne peut pas dépasser 380 € TTC.
Les délais : ce qui est fixé et ce qui ne l'est pas
Les fiches officielles consultées ne mentionnent aucun délai légal de délivrance de l'état daté. En pratique, le notaire le demande quelques semaines avant la signature. Si le syndic tarde, la date de l'acte peut glisser : demandez-le dès le compromis signé, et relancez par écrit.
D'autres délais encadrent la fin de la vente (article 20 de la loi de 1965 et article 6 du décret de 1967) :
- le vendeur peut présenter au notaire un certificat du syndic de moins d'un mois attestant qu'il est libre de toute obligation envers le syndicat ;
- à défaut, le notaire avise le syndic de la vente dans les 15 jours suivant le transfert de propriété ;
- le syndic dispose alors de 15 jours à compter de la réception de cet avis pour former opposition au versement du prix, si le vendeur a des dettes : le notaire bloque les sommes correspondantes. Le guide sur les impayés de charges détaille ce mécanisme ;
- le notaire notifie au syndic l'identité et l'adresse du nouveau propriétaire, pour que les appels de fonds lui soient adressés.
Lire l'état daté sans se faire surprendre
L'état daté ne répartit pas à lui seul les charges de l'année de la vente : il applique les règles du décret de 1967 (provisions exigibles, travaux votés, régularisation). Le partage entre vendeur et acquéreur, avec un exemple daté, figure dans le guide vendre son lot en copropriété. Avant la signature, vérifiez en particulier :
- que les provisions déjà payées apparaissent bien comme réglées ;
- que les appels de fonds pour travaux votés mais non encore exigibles sont rangés dans la bonne partie ;
- que les avances de trésorerie versées par le vendeur figurent dans les sommes que le syndicat lui doit ;
- que les procédures en cours sont décrites, car l'acquéreur hérite de leurs suites en tant que copropriétaire.
Conseil au vendeur : demandez au syndic un relevé de votre compte copropriétaire dès la mise en vente. Comparer ce relevé avec l'état daté prend dix minutes et évite une discussion de dernière minute chez le notaire.
Dans une petite copropriété gérée par un syndic bénévole, la difficulté est souvent de retrouver les chiffres. Palier tient pour chaque lot l'historique des appels de fonds, des paiements et des avances, ce qui permet de remplir les trois parties de l'état daté sans reconstituer les comptes à la main (voir la démo).
Questions fréquentes
L'état daté est-il obligatoire pour vendre un appartement en copropriété ?
Oui. Pour toute vente d'un lot, le syndic adresse au notaire un état daté, à la demande de celui-ci ou du vendeur (article 5 du décret du 17 mars 1967). Le notaire en a besoin pour répartir le prix et informer l'acquéreur.
Combien coûte un état daté en 2026 ?
Au maximum 380 € TTC, plafond fixé par le décret du 21 février 2020 et applicable depuis le 1er juin 2020. Il s'applique aussi quand plusieurs lots sont vendus ensemble. Un montant supérieur peut être contesté auprès du syndic.
Qui paie l'état daté, le vendeur ou l'acheteur ?
Le vendeur, en vertu de l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic ne peut pas le facturer à l'acquéreur ni au syndicat.
Combien de temps faut-il pour obtenir un état daté ?
Aucun délai légal précis n'est indiqué par les sources officielles. Comptez quelques semaines et faites la demande dès la signature du compromis, pour ne pas retarder l'acte authentique.
Quelle différence entre état daté et pré-état daté ?
Le pré-état daté regroupe les informations remises à l'acquéreur au compromis ; il n'a pas de définition légale et peut être préparé par le vendeur. L'état daté est établi par le syndic seul, juste avant l'acte, et son prix est plafonné.