Chaque année, l'assemblée générale approuve les comptes de l'exercice clos à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Cette approbation déclenche la régularisation des charges : l'écart entre les provisions versées et les dépenses réelles est appelé (moins-perçu) ou restitué (trop-perçu), à chaque copropriétaire selon sa quote-part.
Les documents qui accompagnent la convocation
Les comptes du syndicat sont établis selon des règles comptables spécifiques (article 14-3 de la loi, décret et arrêté du 14 mars 2005). L'ANIL liste cinq annexes comptables sur un modèle type :
- l'état financier du syndicat (créances, dettes, trésorerie, emprunts restant dus) ;
- le compte de gestion général de l'exercice clos ;
- le compte de gestion pour opérations courantes, avec le budget prévisionnel de l'exercice suivant ;
- le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget ;
- l'état des travaux et opérations exceptionnelles votés et non clôturés à la fin de l'exercice.
S'y ajoutent le projet de budget, avec comparaison à l'exercice précédent, et souvent un projet de relevé individuel de votre compte. La convocation doit vous parvenir au moins 21 jours avant l'assemblée, et l'assemblée ordinaire se tient dans les six mois suivant la clôture de l'exercice précédent.
Consulter les pièces avant de voter
Avant l'assemblée, le syndic met à disposition les pièces justificatives des charges (factures, contrats). La consultation dure au moins un jour ouvré, à un lieu et à des dates précisés dans la convocation (article 18-1 de la loi). Si vous ne pouvez pas l'exercer, c'est une irrégularité qui peut justifier une demande d'annulation.
Que chercher ? Trois choses suffisent le plus souvent :
- les écarts importants entre le budget voté et le réalisé ;
- les factures de travaux ou de prestations que vous ne reconnaissez pas ;
- les honoraires du syndic hors forfait.
Le guide sur les raisons de l'augmentation des charges donne une grille d'analyse poste par poste.
Approuver les comptes, donner quitus : deux votes
L'approbation des comptes et celle de l'activité du syndic (le quitus) relèvent de la même majorité (article 24), mais sont des résolutions distinctes. Refuser le quitus ne suspend pas vos paiements. Refuser l'approbation des comptes ne vous dispense pas non plus de régler les provisions : elles sont dues sur la base du budget voté.
Dans un arrêt du 27 mars 2012 (n° 11-13.064), la Cour de cassation (3e chambre civile) a retenu, selon l'ANIL, que l'approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation du compte individuel de chaque copropriétaire. Si votre appel contient une erreur de répartition, vous restez fondé à le contester même après le vote.
Comment la régularisation se calcule
La régularisation se fait sur l'exercice clos. Prenons un exemple fictif : un lot a versé 3 232 € de provisions sur l'année. Les dépenses réelles imputables à ses clés s'élèvent à 3 410 €.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Provisions versées | 3 232 € |
| Charges réelles de votre lot | 3 410 € |
| Moins-perçu à régler | 178 € |
Le moins-perçu donne lieu à un appel de fonds complémentaire, exigible seulement après l'approbation des comptes. Si c'est l'inverse, le trop-perçu revient aux copropriétaires selon leur quote-part ; en pratique, le syndic l'impute le plus souvent sur les appels suivants.
Les travaux hors budget ne se régularisent qu'à la clôture définitive de chaque opération.
La régularisation en cas de vente
Le trop-perçu ou le moins-perçu est crédité ou débité à la personne qui est copropriétaire à la date d'approbation des comptes (service-public.fr, article 6-2 du décret du 17 mars 1967). Les parties peuvent convenir d'une autre répartition dans l'acte de vente, sans que cet accord ne lie le syndic. Le guide sur la vente d'un lot en donne le calendrier.
Pour un bailleur, la régularisation de la copropriété entraîne aussi celle des charges locatives : voir le guide sur les charges récupérables.
Contester l'approbation
Les décisions d'assemblée se contestent dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal, par un copropriétaire opposant ou défaillant (article 42 de la loi). La contestation se porte devant le tribunal judiciaire, avec avocat. Les charges restent dues pendant la procédure : même après l'annulation d'une assemblée, la Cour de cassation a jugé le 20 mai 2014 (n° 13-12.455) que les charges payées ne donnent pas lieu à restitution.
Conseil : relisez à froid le procès-verbal quand il arrive. Le délai de deux mois court à compter de sa notification, pas de la date de l'assemblée.
Préparer l'assemblée avec des chiffres lisibles
Palier produit un rapport annuel qui rassemble les comptes de l'exercice, et l'assemblée peut voter en direct sur téléphone, avec le calcul automatique de la majorité de chaque résolution. Pour un syndic bénévole, c'est un gain de rigueur au moment le plus exposé de l'année. Voir la démo et le guide sur le budget prévisionnel.
Questions fréquentes
Dans quel délai les comptes doivent-ils être approuvés ?
L'assemblée ordinaire doit être convoquée dans les six mois suivant la clôture de l'exercice précédent, et les comptes y sont soumis au vote.
Dois-je payer le complément de charges avant l'approbation des comptes ?
Non. Le moins-perçu issu de la régularisation n'est exigible qu'après l'approbation des comptes par l'assemblée. Les provisions du budget voté, elles, restent dues aux échéances.
Quelle majorité faut-il pour approuver les comptes ?
La majorité simple de l'article 24 : plus de voix pour que contre parmi les copropriétaires présents ou représentés. Les abstentions ne comptent pas.
Que faire si je trouve une erreur dans mes comptes individuels ?
Écrivez au syndic avec le calcul de l'erreur, demandez la justification des pièces, et conservez la preuve. L'approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation de votre compte individuel.