Toute copropriété qui compte au moins un logement doit être immatriculée au registre national des copropriétés, puis voir ses données mises à jour chaque année. La démarche est gratuite et revient au syndic, professionnel ou bénévole. Le numéro d'immatriculation obtenu doit figurer dans l'acte de vente d'un lot et conditionne l'accès aux subventions publiques. La base légale est le chapitre unique du titre Ier du livre VII du code de la construction et de l'habitation (articles L. 711-1 à L. 711-7).
Qui est concerné ?
L'article L. 711-1 vise les syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination partielle ou totale d'habitation. Un immeuble mixte, avec des commerces ou des bureaux en rez-de-chaussée, est donc concerné. Les dates limites d'immatriculation, échelonnées selon la taille, sont aujourd'hui dépassées : plus de 200 lots au 31 décembre 2016, plus de 50 lots au 31 décembre 2017, les autres au 31 décembre 2018. Les copropriétés créées depuis le 1er janvier 2017 sont immatriculées au moment de la publication de leur règlement de copropriété.
Qui fait la démarche ?
| Situation | Qui immatricule |
|---|---|
| Copropriété gérée par un syndic professionnel | Le syndic |
| Syndic bénévole ou syndicat coopératif | Le copropriétaire qui exerce la fonction de syndic |
| Immeuble nouvellement mis en copropriété | Le notaire qui publie le règlement et l'état descriptif de division |
| Copropriété sans syndic au moment d'une vente | Le notaire, d'office, aux frais du syndic ou du syndicat si le syndic n'est pas rémunéré (article L. 711-5) |
| Copropriété sous mandataire ad hoc ou administrateur provisoire | Ce dernier |
Comment immatriculer, pas à pas
Le syndic bénévole procède en ligne, sur le site du registre. Selon la description de l'ANIL :
- Créer un compte de télédéclarant, avec ses coordonnées (nom, prénom, courriel, téléphone, adresse postale). Un code d'activation est envoyé par courrier postal.
- Transmettre un document qui prouve la qualité de représentant légal du syndicat : contrat de syndic ou procès-verbal d'assemblée générale qui le désigne.
- Renseigner le formulaire : identité de la copropriété (nom, adresse, références cadastrales, date du règlement, nombre et nature des lots), éventuelles procédures en cours, données financières, données sur le bâti.
- Recevoir le numéro d'immatriculation après contrôle de la demande.
Les données financières sont celles du dernier exercice clos et approuvé (article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation) : budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes à l'égard des fournisseurs, impayés, nombre de copropriétaires débiteurs au-delà d'un seuil, présence éventuelle d'employés. Pour le bâti, le registre demande le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle existe, le nombre d'ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage.
La mise à jour annuelle
Une fois l'immatriculation faite, le syndic doit actualiser les informations financières chaque année, dans un délai de deux mois suivant l'assemblée générale qui a approuvé les comptes de l'exercice clos (article R. 711-10). À cette occasion, il met aussi à jour les autres informations qui ont changé, par exemple l'étiquette énergétique après un diagnostic.
Autres événements à déclarer :
- fin de mandat du syndic : information du registre dans le mois (article R. 711-4) ;
- renouvellement du mandat : information dans le mois suivant la fin du précédent mandat (article R. 711-7) ;
- procédures : mandataire ad hoc, administration provisoire, arrêté de police des immeubles visé par l'article L. 711-2.
Un syndic qui change doit rattacher son compte à la copropriété en fournissant le numéro d'immatriculation et une pièce prouvant sa qualité de représentant légal. Gardez ce numéro dans vos archives : il vous sera redemandé à chaque vente et à chaque dossier de subvention.
Ce qui est public et ce qui ne l'est pas
Les données d'identification de base de la copropriété sont librement consultables dans l'annuaire du registre ; certaines, comme le nom du syndic et le nombre de lots, sont exclues de la diffusion publique (article R. 711-17). Les données financières et techniques sont réservées aux personnes autorisées : syndic, notaires, services de l'État et collectivités qui conduisent des politiques de l'habitat.
Les conséquences d'un oubli
L'article L. 711-6 prévoit des sanctions précises :
- après mise en demeure par lettre recommandée restée sans effet pendant un mois, le teneur du registre peut appliquer une astreinte au syndic, plafonnée à 20 € par lot et par semaine ; le syndic ne peut pas la refacturer aux copropriétaires, sauf s'il n'est pas rémunéré ;
- une copropriété non immatriculée, ou dont les données ne sont pas actualisées, ne peut pas bénéficier de subventions publiques ;
- à la vente d'un lot, le notaire immatricule d'office si besoin, ce qui retarde l'acte.
Ce qui va changer
Plusieurs articles réglementaires du code (R. 711-8, R. 711-9 et R. 711-16) sont remplacés par des rédactions qui s'appliqueront à compter du 22 février 2027, et un arrêté du 23 juin 2026 a modifié l'arrêté de 2016 sur le traitement des données du registre. Les listes de données à déclarer pourront donc évoluer. Consultez le site du registre avant la prochaine mise à jour.
Pour ne rien oublier, le plus simple est d'inscrire la mise à jour dans le calendrier de la copropriété, deux mois après chaque assemblée des comptes. C'est le type d'échéance que Palier rappelle dans le carnet de vie de l'immeuble (démonstration). Les informations du registre rejoignent aussi le carnet d'entretien, qui recense le bâti et les contrats.
Questions fréquentes
Mon syndic est bénévole : dois-je quand même immatriculer la copropriété ?
Oui. L'obligation vise le syndicat de copropriétaires, pas le type de syndic. Le syndic bénévole ou coopératif procède lui-même en ligne.
L'immatriculation coûte-t-elle quelque chose ?
La démarche auprès du registre est gratuite, tout comme la mise à jour annuelle. Un syndic professionnel peut en revanche facturer des honoraires pour l'immatriculation initiale, hors forfait, d'après l'ANIL. Les mises à jour annuelles relèvent de la gestion courante.
Où trouver le numéro d'immatriculation de ma copropriété ?
Il figure sur l'attestation envoyée au syndic lors de l'immatriculation, et il est utilisé dans les actes de vente. Votre syndic ou le registre peuvent vous le communiquer.
Une copropriété de deux lots doit-elle être immatriculée ?
Oui, la règle ne fixe pas de seuil minimal de lots. Les petites copropriétés de moins de dix lots dont le budget prévisionnel est inférieur à 15 000 € sont seulement dispensées de renseigner deux données financières (le montant des impayés et leur nombre), selon l'ANIL.
Peut-on vendre un lot si la copropriété n'est pas immatriculée ?
La vente reste possible, mais l'acte notarié doit mentionner le numéro d'immatriculation. En son absence, le notaire immatricule d'office la copropriété, aux frais du syndic ou, si le syndic n'est pas rémunéré, du syndicat (article L. 711-5).