Le propriétaire bailleur ne peut réclamer à son locataire que les charges figurant dans la liste annexée au décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ascenseur, eau et chauffage collectifs, entretien courant des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères y figurent. Les dépenses absentes de la liste restent à la charge du bailleur.
Le principe : une liste limitative
Ce que votre syndic vous appelle n'est pas ce que vous pouvez répercuter. Un appel de fonds mélange des charges récupérables et d'autres qui ne le sont pas. Economie.gouv.fr le dit sans détour : les dépenses ne figurant pas dans la liste du décret ne peuvent pas être imputées au locataire.
Le décret du 26 août 1987 vaut pour la location vide et meublée (contrats signés après le 27 mars 2014, sauf mention contraire). L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 fixe les règles de paiement et de régularisation. La liste se répartit en trois familles : les services liés au logement et à l'usage de l'immeuble, l'entretien courant et les petites réparations des parties communes, et les taxes locatives.
Ce qui se récupère
| Famille | Exemples récupérables |
|---|---|
| Ascenseur | Électricité, visites périodiques, petites réparations, entretien sous contrat (vérifications minimales, petites pièces, dépannage) |
| Eau et chauffage | Eau froide et chaude, eau des parties communes, énergie, entretien courant des équipements de production, location des compteurs |
| Parties communes intérieures | Électricité, minuterie, produits d'entretien, vide-ordures, tapis |
| Espaces verts | Taille, désherbage, arrosage, produits de jardinage (hors remplacement des plantations) |
| Personnel | Employé d'immeuble non logé : 100 % ; gardien ou concierge logé : 75 % s'il nettoie les parties communes et sort les poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une de ces tâches |
| Taxes | Taxe d'enlèvement des ordures ménagères et redevance d'assainissement |
Ce qui ne se récupère pas
Le plus visible est le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur, que service-public.fr signale expressément comme non récupérable. Plus largement, ne figurent pas dans la liste : les honoraires du syndic, les gros travaux comme un ravalement ou une toiture, la cotisation au fonds de travaux et l'assurance de l'immeuble. Le propriétaire les conserve à sa charge.
Un exemple fictif pour un bailleur à Lyon 3e, avec la ventilation d'un appel annuel de 2 539 € :
| Poste de l'appel | Montant | Récupérable |
|---|---|---|
| Électricité et entretien de l'ascenseur | 380 € | Oui |
| Nettoyage des parties communes | 520 € | Oui |
| Chauffage collectif | 768 € | Oui |
| Honoraires du syndic | 410 € | Non |
| Assurance de l'immeuble | 300 € | Non |
| Cotisation au fonds de travaux | 161 € | Non |
Ici, 1 668 € se répercutent sur le locataire et 871 € restent au bailleur. Ces chiffres sont illustratifs : chaque poste dépend du contrat et de la facture réelle.
Provisions et régularisation
En location vide, le locataire verse chaque mois ou chaque trimestre une provision avec son loyer, que le bailleur fixe à partir du budget prévisionnel de la copropriété et de la dernière régularisation. La régularisation compare ensuite les provisions aux dépenses réelles, au moins une fois par an.
- Le bailleur envoie le décompte, par nature de charges, un mois avant la régularisation, avec le mode de répartition entre les logements.
- Les justificatifs (factures, contrats) restent à disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte. En copropriété, ils sont mis à disposition par le bailleur ou par le syndic.
- Si les provisions dépassent les dépenses, le trop-perçu est remboursé. Dans le cas inverse, le bailleur demande un complément.
- Si la régularisation n'a pas eu lieu dans l'année suivant l'exigibilité, le locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités.
- Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer des charges, et le locataire du même délai pour demander un trop-perçu.
Avec chauffage ou eau chaude collectifs et compteurs individuels, le bailleur doit aussi fournir une évaluation de la consommation du logement depuis le 25 octobre 2020. Le guide sur le chauffage collectif précise ces informations.
Pièges fréquents
- Répercuter l'appel de fonds en bloc : c'est le premier motif de contestation. Ventilez avant d'envoyer le décompte.
- Oublier la régularisation de l'année précédente : après trois ans, les compléments ne se réclament plus.
- Forfait de charges : en meublé, colocation ou bail mobilité, un forfait ne se régularise pas, même si la dépense réelle dépasse le forfait.
- Ascenseur au rez-de-chaussée : le locataire n'est tenu que de ce que le bailleur paie lui-même. Si le lot est exonéré, il n'y a rien à récupérer, comme l'explique le guide sur les charges d'ascenseur au rez-de-chaussée.
Conseil : demandez au syndic un décompte par clé et par nature de charge. C'est ce document qui permet de remplir le décompte locatif sans approximation.
Palier explique chaque appel poste par poste selon vos tantièmes, ce qui facilite la ventilation entre charges récupérables et charges propriétaire. Un aperçu est disponible dans la démo, et les clés elles-mêmes sont expliquées dans le guide sur les clés de répartition.
Questions fréquentes
Les honoraires du syndic sont-ils récupérables sur le locataire ?
Non. Ils ne figurent pas dans la liste du décret du 26 août 1987, donc le bailleur les garde à sa charge. Il en va de même pour la cotisation au fonds de travaux et les gros travaux.
Le locataire peut-il consulter les factures ?
Oui, pendant six mois après l'envoi du décompte de régularisation. Le bailleur ou le syndic les met à sa disposition, et il peut aussi demander un récapitulatif des charges.
Quel délai pour réclamer ou contester des charges locatives ?
Trois ans : le bailleur peut réclamer des charges impayées jusqu'à trois ans après leur échéance, et le locataire demander le remboursement d'un trop-perçu dans le même délai.
Peut-on récupérer le contrôle technique de l'ascenseur ?
Non. Ce contrôle, à réaliser tous les cinq ans, n'est pas une charge récupérable selon service-public.fr.